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Cómo importar una hoja de entregas y convertir pedidos en paradas
Aprende a preparar, importar y revisar una hoja de entregas en Genne para convertir pedidos en paradas con menos trabajo manual.
Cuando los pedidos llegan en una hoja de cálculo, copiar dirección por dirección a un planificador de rutas consume tiempo y da lugar a errores. La importación de hojas de cálculo de Genne acorta el proceso: envías el archivo, revisas una vista previa organizada por fila y conviertes los registros válidos en paradas de una nueva ruta.
La ventaja no consiste solo en escribir menos. Una buena importación conserva información operativa, ayuda a identificar inconsistencias antes de calcular la ruta y deja la secuencia lista para revisión.
Qué incluir en la hoja de cálculo
Usa la primera fila para nombrar claramente las columnas. Como base, incluye:
- dirección;
- datos complementarios, cuando los haya;
- identificador del pedido;
- observaciones útiles para la entrega.
La dirección debe ser lo bastante completa para diferenciar el destino. El IBGE explica que una dirección puede reunir calle, número, datos complementarios, localidad, CEP, municipio y estado. Cuanto más ambiguo sea el texto, mayor será la probabilidad de que la ubicación necesite corrección.
Google también recomienda direcciones postales completas y sin ambigüedad en procesos automatizados de geocodificación. En la práctica, prefiere «Rua Exemplo, 120, Centro, Campinas - SP, 13000-000» a registros vagos como «Rua Exemplo, Campinas».
No mezcles instrucciones de entrega en el campo de dirección. «Dejar en portería» o «llamar al llegar» funciona mejor como observación. Los datos complementarios deben identificar la unidad —por ejemplo, «bloque B, apartamento 42»— sin sustituir partes esenciales de la dirección.
Cómo funciona la importación en Genne
En el planificador, inicia el flujo de importación y selecciona la hoja de cálculo. Genne genera una vista previa de los registros antes de añadirlos a la ruta. Esta etapa permite comprobar cómo se interpretó cada fila, revisar direcciones y mantener el identificador y las observaciones asociados al pedido.
Si varias filas representan pedidos en el mismo destino, pueden reunirse en una misma parada. Esto evita crear puntos repetidos para una sola dirección y mantiene los pedidos identificados dentro de la visita correspondiente.
La vista previa es el mejor momento para corregir datos. Comprueba especialmente:
- si la dirección corresponde al destino esperado;
- si los datos complementarios están en el campo correcto;
- si se conservó el identificador del pedido;
- si la observación ayuda al conductor sin recargar la dirección;
- si las distintas filas realmente representan destinos diferentes.
Después de confirmar, las paradas entran en la planificación y pueden revisarse antes de calcular la ruta.
Un modelo sencillo de organización
Una estructura sencilla puede seguir este patrón:
| order_id | endereco | complemento | observacao |
|---|---|---|---|
| PED-1001 | Rua das Flores, 120, Curitiba - PR, 80000-000 | ap. 31 | llamar al llegar |
| PED-1002 | Av. Central, 450, Curitiba - PR, 80000-100 | tienda 2 | recibir hasta las 16:00 |
| PED-1003 | Rua das Flores, 120, Curitiba - PR, 80000-000 | ap. 31 | dejar en portería |
En este ejemplo, los pedidos PED-1001 y PED-1003 apuntan al mismo destino y pueden tratarse como una sola parada con dos artículos. El identificador sigue siendo importante para que el cierre operativo no dependa solo del nombre de la calle.
Los nombres exactos de las columnas pueden variar según el archivo y el flujo disponible, pero los encabezados claros hacen más segura la revisión. La ayuda de Google My Maps sigue el mismo principio: los archivos tabulares deben tener títulos en la primera fila y una columna que permita localizar cada registro, como dirección, nombre de lugar o coordenadas.
Errores comunes que retrasan la ruta
Dirección incompleta
Una calle sin número, una ciudad sin estado o un destino sin CEP pueden apuntar a más de un lugar. Completa lo que esté disponible y confirma la ubicación en la vista previa.
Datos complementarios dentro del campo de calle
Apartamento, bloque, sala y referencia interna deben mantenerse separados siempre que sea posible. Esto mejora la lectura y evita que los detalles de la unidad interfieran en la búsqueda de la dirección principal.
Una fila por paquete, sin identificador
Varios paquetes pueden pertenecer al mismo pedido o a la misma parada. Sin un identificador consistente, la comprobación es más difícil. Usa un código único de pedido y deja la cantidad o los detalles adicionales en campos propios.
Observaciones genéricas
Notas como «urgente» dicen poco al conductor. Prefiere instrucciones concretas: «portería por Rua B», «cliente recibe después de las 14:00» o «interfono 42».
Duplicados sin revisar
Dos filas iguales pueden representar dos pedidos legítimos en la misma dirección o una duplicación accidental. La vista previa ayuda a distinguir estos casos antes de que lleguen al mapa.
Lista de comprobación antes de confirmar
Antes de terminar la importación, haz una revisión rápida:
- todos los registros tienen identificador;
- calle, número, ciudad y sigla del estado están presentes;
- se informó el CEP cuando estaba disponible;
- los datos complementarios están separados de la dirección principal;
- las observaciones contienen solo instrucciones operativas;
- los pedidos del mismo destino se reconocieron correctamente;
- no entró ninguna fila duplicada por error.
De la hoja de cálculo a la calle
Importar la hoja es el comienzo de la planificación, no el final. Después de confirmar las paradas, comprueba el punto de partida, ajusta prioridades o detalles necesarios y calcula la ruta. Si un destino parece incorrecto, vuelve a la dirección y corrígela antes de iniciar la navegación.
Este flujo concentra la preparación en tres momentos: organizar la hoja, validar la vista previa y revisar la ruta. Así el equipo reduce el trabajo manual sin renunciar a la comprobación que marca la diferencia durante la ejecución.